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Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellen – so funktioniert es

Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellen – so funktioniert es
Gepostet von Tom Reichardt am 09.04.2022

Mit einer Abwesenheitsnotiz in Outlook benachrichtigen Sie automatisch alle oder nur einzelne ausgewählte E-Mail-Absender, die Ihnen eine Nachricht zukommen lassen möchten. Dabei haben Sie die Möglichkeit, eine individuelle Abwesenheitsmail einzugeben und einen Datumsbereich zu definieren.

In dieser Anleitung erklären wir Ihnen, wie Sie in Microsoft Outlook eine Abwesenheitsnotiz einrichten, sodass der E-Mail-Server automatisch antwortet.

 

Wichtiger Hinweis: Die Art der Konfiguration bzw. Einrichtung ist von Ihrem E-Mail-Konto abhängig

Je nachdem, welche Art E-Mail-Konto Sie verwenden, kann die Vorgehensweise bei der Einrichtung und Konfiguration variieren.

Beachten Sie deshalb bitte folgende Hinweise:

  1. Öffnen Sie Microsoft Outlook wie gewohnt und klicken Sie oben Links auf den Menüeintrag „Datei“.
  2. Anschließend gehen Sie bitte wie folgt vor:
    1. Sehen Sie im Fenster „Kontoinformationen“ die Option „Automatische Antworten“, nutzen Sie bitte die erste Anleitung.
    2. Wird Ihnen die Schaltfläche nicht angezeigt, befolgen Sie bitte die alternative Anleitung. In diesem Falle ist die Erstellung und Anwendung von Regeln erforderlich, um eine Abwesenheitsnotiz in Outlook anzulegen. In diesem Falle sehen Sie die Schaltfläche „Regeln und Benachrichtigungen“.

Outlook Kontoinformationen für die Einrichtung von Regeln, Benachrichtigungen und automatische Antworten

 

Die Schritt für Schritt Anleitungen funktionieren mit folgenden Office-Versionen:

  • Outlook 365 (Microsoft 365)
  • Outlook 2021
  • Outlook 2019
  • Outlook 2016
  • Outlook 2013
  • Outlook 2010
  • Outlook 2007

 

1. Methode, wenn die Option „Automatische Antworten“ angezeigt wird

Sehen Sie in den Kontoinformationen die Schaltfläche bzw. Option „Automatische Antworten“? Dann befolgen Sie bitte die unten aufgeführten Schritte. Falls nicht, fahren Sie bitte mit der 2. Methode im nächsten Absatz fort.

  1. Um eine Abwesenheitsnotiz in Outlook zu erstellen, klicken Sie in der oberen Menüleiste auf „Datei“ und anschließend auf „Automatische Antworten (Außer Haus)“. Nutzen Sie Outlook 2007, finden Sie die Option unter „Extras“ und anschließend unter „Abwesenheitsassistent“.
  2. Ein neues Fenster öffnet. Hier klicken Sie im Bereich „Automatische Antworten“ auf die Option „Automatische Antworten senden“.
  3. In der Registerkarte „Innerhalb meiner Organisation“ haben Sie nun die Möglichkeit, eine individuelle Abwesenheitsnotiz für Outlook einzugeben. Dabei können Sie die Abwesenheitsmail beliebig formatieren (z.B. andere Schriftart und Schriftgröße).
  4. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, weiter oben die Option „Nur in diesem Zeitraum senden“ zu aktivieren. Anschließend legen Sie einen Zeitraum fest, an dem Outlook die Abwesenheitsmail senden soll, wenn man Sie kontaktieren möchte.
  5. Mit einem Klick auf „OK“ übernehmen Sie die Abwesenheitsnotiz, sodass sie ab sofort oder im festgelegten Zeitraum greift.

Wichtig: Haben Sie die Abwesenheitsnotiz in Outlook im Bereich „Innerhalb meiner Organisation“ eingegeben, erhalten Ihre Kontakte die Benachrichtigung inkl. Abwesenheitstext. Möchten Sie hingegen, dass alle eingehenden Kontakte bzw. Nachrichten davon betroffen sind, geben Sie Ihre Abwesenheitsmail im Bereich „Außerhalb meiner Organisation (Aus)“ ein.

Tipp: Haben Sie zum ersten Mal eine Abwesenheitsmail eingerichtet? In diesem Falle ist zu empfehlen, eine Test-Nachricht auf das eigene Mail-Konto zu senden. So entdecken Sie mögliche Fehler im Abwesenheitstext, die dementsprechend optimiert werden können.

Deaktivieren der Abwesenheitsnotiz in Outlook

Möchten Sie die Abwesenheitsnotiz in Outlook wieder deaktivieren? In diesem Falle öffnen Sie Outlook wie gehabt und sehen auf dem Startbildschirm den Hinweis, dass automatische Antworten aktiviert sind. Mit einem Klick auf „Deaktivieren“ wird die Funktion abgeschaltet.

Anleitung zum Deaktivieren in Outlook 2007:

  1. Öffnen Sie Outlook 2007 und klicken Sie auf die Option „Extras“.
  2. Danach wählen Sie „Abwesenheitsassistent“ aus und deaktivieren anschließend die Option „Automatische Abwesenheitsantworten senden“.
  3. Ab sofort werden keine Abwesenheitsnotizen mehr versendet.

 

2. Methode, wenn die Option „Automatische Antworten“ NICHT angezeigt wird

Mit dieser alternativen Schritt für Schritt Anleitung fahren Sie fort, wenn Ihnen in den Kontoinformationen von Outlook die Schaltfläche „Automatische Antworten“ nicht angezeigt wird. Hier geht es mit der alternativen Schaltfläche „Regeln und Benachrichtigungen“ weiter.

Zunächst ist es erforderlich, in Outlook eine Vorlage für die Abwesenheitsnotiz einzurichten:

  1. Öffnen Sie Outlook wie gewohnt und erstellen Sie eine neue Nachricht. Danach geben Sie einen individuellen Abwesenheitstext ein.
  2. In den Feldern „Betreff“ und „Nachricht“ geben Sie Ihre vollständige Abwesenheitsnotiz ein. Also beispielsweise, dass Sie sich bis zum XX.XX.XXX im Urlaub befinden.
  3. Danach klicken Sie auf die Optionen „Datei“ und „Speichern unter“.
  4. Legen Sie für Ihre Vorlage einen beliebigen Namen fest. Unter „Dateityp“ klicken Sie auf das Auswahlfeld und wählen anschließend die Option „Outlook-Vorlage (*.oft)“
  5. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, einen beliebigen Speicherort festzulegen. Alternativ können Sie aber auch den standardmäßigen Speicherordner von Outlook wählen. Das ist in der Regel:

C:\Benutzer\username\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

  1. Zu guter Letzt klicken Sie auf „Speichern“, um alle Änderungen zu übernehmen und den Abwesenheitstext für Outlook zu sichern.

Abwesenheitsnotiz in Outlook mit eigenem Text erstellen

 

Als nächstes erstellen wir eine Regel für die Abwesenheitsnotiz, in der wir die gerade erstellte Vorlage inkl. Abwesenheitstext einfügen und anwenden:

  1. Klicken Sie zum Einrichten in Outlook in der oberen Menüleiste auf „Datei“ und danach auf „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.
  2. Ein neues Fenster „Regeln und Benachrichtigungen“ öffnet. Hier wechseln Sie bitte in die Registerkarte „E-Mail-Regeln“. Danach klicken Sie die Option „Neue Regel“
  3. Im neuen Fenster „Regel-Assistent“ finden Sie im 1. Schritt ganz unten den Bereich „Regel ohne Vorlage erstellen“. Hier wählen Sie bitte die erste Option „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“ Danach klicken Sie auf „Weiter“.
  4. Möchten Sie alle eingehenden E-Mails mit der Abwesenheitsnotiz beantworten, wählen Sie keine der Optionen im „1. Schritt“ Danach klicken Sie auf „Weiter“. Bei der Frage, ob Outlook die Regel wirklich auf alle Nachrichten anwenden soll, bestätigen Sie mit „Ja“. Andernfalls nehmen Sie bitte die entsprechenden Änderungen vor.
  5. Im nächsten Schritt wählen Sie bitte im Bereich „1. Schritt: Aktion(en) auswählen“ die Option „diese mit einer bestimmten Vorlage“ beantworten aus. Setzen Sie dazu ein Häkchen.
  6. Nun klicken Sie im unteren Bereich „2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten…“ auf die blau hinterlegte Option „einer bestimmten Vorlage“
  7. Im neuen Fenster klicken Sie hinter der Option „Suchen in:“ auf das Auswahlfeld. Anschließend wählen Sie „Vorlagen im Dateisystem“
  8. Jetzt wechseln Sie in den Ordner, in dem sich die gerade erstellte Vorlage für die Outlook Abwesenheitsmail befindet. Danach klicken Sie auf „Öffnen“ und „Weiter“.
  9. Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit, alle erforderlichen Ausnahmen hinzuzufügen. Anschließend klicken Sie auf „Weiter“.
  10. Als nächstes legen Sie einen Namen für die Abwesenheitsnotiz fest. In der Regel ist die Option „Diese Regel aktivieren“ automatisch aktiviert. Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie auf „Fertig stellen“. Möchten Sie die Änderungen hingegen nicht übernehmen, deaktivieren Sie die Option „Diese Regel aktivieren“. Das Einrichten der Abwesenheitsnotiz in Outlook ist nun abgeschlossen.

Regel mit der Abwesenheitsnotiz aktivieren:

  1. Klicken Sie auf „Datei“ und danach auf „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.
  2. Im Bereich „E-Mail-Regeln“ finden Sie unter „Regeln und Benachrichtigungen“ die erstellte Regel, die wir nun aktivieren möchten.
  3. Dazu aktivieren Sie das Häkchen bei der erstellten Regel und klicken auf „OK“, um die Änderungen zu übernehmen. Die Regel ist nun aktiviert.

Regel Assistent zur Einrichtung einer Abwesenheitsmail mit eigener Vorlage


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