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Adobe PDF: Dokumente professionell verwalten

Adobe PDF: Dokumente professionell verwalten
Gepostet von Tom Reichardt am 12.10.2021

Bei Adobe PDF handelt es sich um ein weltweit bekanntes Dateiformat, um wichtige Informationen und Daten in Dokumenten festzuhalten. Gleichzeitig bietet das Unternehmen Adobe mit seinen Tools zahlreiche Funktionen, um Dokumente sicher und verlässlich mit anderen Personen, Kunden und Firmen zu teilen.

In diesem Beitrag erfahren Sie alles Wichtige über Adobe PDF, wie Sie es öffnen und mit welchem Programm professionelle PDF-Dateien erstellt werden.

 

Was ist Adobe PDF?

Vielerorts wird mit Dokumenten gearbeitet. Hierin werden Informationen verschiedenster Art festgehalten und dokumentiert. Darüber hinaus werden Dokumente zur Kenntnisnahme oder Bearbeitung weitergegeben, was vor allem in Unternehmen und unter Geschäftskollegen der Fall ist. Dokumente finden aber auch Verwendung, um Privatpersonen und Kunden wichtige Informationen mitzuteilen.

Genau hier kommt das weltweit bekannte PDF-Dateiformat ins Spiel. PDF (Portable Document Format) stammt aus dem Hause Adobe und ist heute eine überwiegend genutzte Methode, um Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten und damit Informationen und Fakten zu präsentieren.

Dabei spielt es keine Rolle, welches Betriebssystem und welche Software andere Nutzer verwenden. Adobe PDF ist allgegenwärtig und mit vielen Systemen kompatibel.

Zahlreiche Elemente und Funktionen in PDF-Dateien

Adobe PDF ist heutzutage ein offener Standard und von der ISO (International Organization for Standardization) zugelassen.

Dabei sind mit PDF zahlreiche Elemente und Funktionen möglich:

  • Anklickbare Links und Buttons
  • Formularfelder
  • Video- und Audioelemente
  • Funktionen, die eine logische Abfolge haben
  • Dokumente können mittels elektronischer Unterschriften unterzeichnet werden

1991 wurde der Grundstein von Adobe PDF gelegt

Im Jahre 1991 startete der Adobe-Mitbegründer Dr. John Warnock das Projekt „Camelot“. Hiermit revolutionierte er die bisherige Handhabung mit Dokumenten.

Dabei verfolgte Warnock das Ziel, ein Dateiformat zu entwickeln, was von jeder Anwendung erkannt und geöffnet wird. Darüber hinaus sollte es möglich sein, von jedem bisher erstellten Dokumente eine digitale PDF-Version zu erstellen, die auf jedem Endgerät angezeigt und gedruckt werden kann.

Im Jahre 1992 folgte dann ein weiterer Schritt: Camelot wurde zu PDF umbenannt und Schritt für Schritt weiterentwickelt. Heute ist das Dateiformat weltweit bekannt und wird am häufigsten für den Austausch von Dokumenten verwendet.

 

Welches Programm ist geeignet, um PDF zu öffnen?

Im Internet sind zahlreiche PDF-Reader erhältlich, mit denen Sie kostenlos PDF-Dateien öffnen, lesen und sogar signieren können.

Hierfür bietet auch Adobe das hauseigene Programm Acrobat Reader, was kostenlos zum Download zur Verfügung steht. Möchten Sie lediglich PDF-Dateien öffnen, ist dieses Tool vollkommen ausreichend.

Möchten Sie hingegen Adobe PDF-Dateien erstellen, mit eigenem Text, Bildern oder sogar Audio-Dateien erweitern, reicht der normale Acrobat Reader nicht aus. Hierfür sind professionelle Tools wie Adobe Acrobat Standard 2017 erforderlich. Mehr erfahren Sie im nächsten Absatz.

 

Tipp: Mit dem Adobe PDF-Tool Acrobat Standard 2017 PDFs erstellen, bearbeiten und konvertieren

Mit herkömmlichen Adobe PDF-Readern sind Sie lediglich dazu in der Lage, PDF-Dateien zu öffnen und den Inhalt zu lesen. Einige wenige Tools wie Acrobat Reader bieten zudem die Möglichkeit, PDF-Dokumente digital zu unterschreiben.

Möchten Sie hingegen eigene PDFs erstellen, bearbeiten und konvertieren? In diesem Falle benötigen Sie ein Programm wie Acrobat Standard 2017, in dem zahlreiche Funktionen enthalten sind. Dazu gehören:

  • Erstellung, Bearbeitung und Konvertierung von PDF-Dateien
  • Freigabe von PDF-Dateien in einer Cloud, um sie mit anderen Nutzern zu teilen
  • PDF-Dateien in beliebigen Datei-Formaten exportieren
  • Formulare erstellen
  • PDF-Dateien vor Bearbeitung schützen
  • Einholen von Unterschriften

Adobe Acrobat Standard 2017 ist zudem mit einer modernen und schnellen Benutzeroberfläche ausgestattet. Hier sind sämtliche Menüs und Funktionen übersichtlich dargestellt.

Hier gelangen Sie zum Download von Adobe Acrobat Standard 2017

 

PDF ist mit anderen Programmen verknüpfbar

Egal, ob Sie mit Microsoft 365, Google Chrome oder anderen Programmen arbeiten – Adobe arbeitet mit zahlreichen namhaften Unternehmen zusammen und ist darum bemüht, immer mehr Programmverknüpfungen anzubieten. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, beispielsweise in Word ein Dokument direkt im PDF-Format zu exportieren.

Gleiches funktioniert, wenn Sie im Internetbrowser Chrome auf einer Website surfen und den Inhalt als PDF speichern möchten. Auch das ist in nur wenigen Schritten erledigt.

Tipp: PDF in Google Chrome erstellen

  1. Öffnen Sie die gewünschte Internetseite, deren Inhalt Sie in einer PDF-Datei festhalten möchten.
  2. Klicken Sie oben rechts auf die drei kleinen Punkte, um in das Menü zu gelangen.
  3. Anschließend klicken Sie auf die Option „Drucken“.
  4. Hinter der Option „Ziel“ klicken Sie nun auf das Dropdown-Menü und wählen anschließend „Als PDF speichern“
  5. Nehmen Sie nun alle weiteren gewünschten Einstellungen vor und klicken Sie abschließend auf „Speichern“.
  6. Zu guter Letzt müssen Sie nur noch den Speichert der PDF-Datei auswählen.

Tipp: Word- und Excel-Dokumente als PDF exportieren/speichern

  1. Öffnen Sie in Word oder Excel das gewünschte Dokument, das Sie als PDF exportieren möchten.
  2. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf „Datei“.
  3. Danach wählen Sie im neuen Fenster die Option „Exportieren“
  4. Im Exportieren-Menü klicken Sie anschließend auf die Option „PDF/XPS-Dokument erstellen“.
  5. Abschließend müssen Sie nur noch einen Dateiname vergeben, den Speicherort auswählen und auf „Veröffentlichen“

 

Welche Funktionen bietet PDF?

Im Folgenden sind wichtige und hilfreiche Funktionen aufgeführt, die Ihnen mit Adobe PDF zur Verfügung stehen:

  • Zusammenführen: Befinden sich Inhalte in mehreren Dateien wie Dokumenten oder Tabellen, sind sie schnell und einfach zusammenführbar. Dadurch sind die gewünschten Informationen kompakt dargestellt und Sie müssen nicht so viele Anhänge versenden.
  • Dateien konvertieren: Adobe PDF ist mittlerweile ein mächtiger Standard und dazu in der Lage, verschiedene Dateien und Datei-Typen zu konvertieren. So beispielsweise:
    • Word -> PDF
    • JPEG -> PDF
    • Excel -> PDF
    • HTML -> PDF

Selbstverständlich sind Sie auch dazu in der Lage, umgekehrt PDF-Dateien in viele gewünschte Dateiformate wie Word, Excel oder JPEG umzuwandeln.

  • PDF-Dateien kommentieren: Machen Sie direkt in PDF-Dateien Notizen und Kommentare, oder markieren Sie wichtige Textpassagen. Auch das Unterstreichen und Durchstreichen von Text ist möglich.
  • PDFs komprimieren: Um Speicherplatz oder Datenvolumen einzusparen, ist bei sehr großen PDF-Dateien eine Komprimierung möglich. Hier sind Komprimierungen ausführbar, ohne dass es zu Qualitätsverlusten kommt.
  • PDF-Dateien bearbeiten: Öffnen und bearbeiten Sie PDF-Dateien beliebig (z.B. Text und Bilder hinzufügen/ändern). Anschließend ist eine normale Speicherung möglich.
  • Seiten drehen: Wechseln Sie zwischen dem Hoch- und Querformat.
  • Seiten neu anordnen: Legen Sie eine beliebige Reihenfolge fest, indem Sie alle enthaltenen Seiten in einer PDF neu anordnen.
  • PDF-Dateien schützen: Verhindern Sie, dass Inhalte kopiert und anderweitig verwendet werden. Gleiches gilt für die Bearbeitung und das Drucken.
  • Teilen: Versenden Sie PDFs mit nur wenigen Klicks an Freunde, Bekannte oder Arbeitskollegen. Hierfür kann auch eine Cloud-Funktion verwendet werden.
  • Ausfüllen und unterschreiben: Füllen Sie beliebige Formulare wie Anträge vollständig aus. Anschließend unterschreiben Sie sie mit einer digitalen Signatur.

Weitere nützliche Funktionen:

  • PDFs durchsuchen
  • Barrierefreiheit überprüfen
  • Signaturen anfragen/um Unterschrift bitten
  • Formulare vorbereiten
  • Zwei PDF-Dokumente vergleichen und Unterschiede ermitteln
  • Dokumente mit Kennwortschutz entsperren
  • Kanten und Ränder schneiden
  • Seiten einfügen
  • Einzelne Seiten extrahieren
  • Seiten löschen
  • PDF-Dateien aufteilen
  • Dokumente zusammenführen
  • Text erkennen (OCR), der anschließend editierbar ist
  • PDFs drucken
  • Text vorlesen lassen

 

Fazit zu Adobe PDF

Adobe PDF ist ein professioneller Allrounder, mit dem Sie Dokumente verwalten, erstellen und bearbeiten. Dabei steht Ihnen eine große Auswahl an verschiedenen Möglichkeiten und Funktionen zur Auswahl. Mit dabei ist unter anderem das Hinzufügen von Formularfeldern. Auf diesem Wege erstellen Sie digital ausfüllbare Formulare.

Aber auch das Hinzufügen von weiteren Elementen wie Videos oder Funktionen mit logischen Abfolgen ist möglich. Mittlerweile hat sich Adobe PDF zu einem festen Standard entwickelt und ist bei vielen Herstellern und Nutzern nicht mehr wegzudenken. So kommt es beispielsweise zum Einsatz, um Bedienungsanleitungen für Software anzubieten.


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