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Excel: Dropdown erstellen – so funktioniert es

Excel: Dropdown erstellen – so funktioniert es
Gepostet von Tom Reichardt am 17.06.2022

Möchten Sie in Excel ein Dropdown erstellen, um darin beliebig viele verschiedene Werte und Daten unterzubringen? Das ist mit nur wenigen Klicks erledigt, sodass Sie anschließend Zeit und Arbeit sparen, um den gewünschten Wert auszuwählen bzw. einzufügen. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine derartige Liste anlegen.

 

Wie erstelle ich ein Dropdown Menü in Excel?

Um in Excel ein Dropdown zu erstellen, ist mindestens Version 2010 erforderlich. Zusätzlich benötigen Sie mehrere Werte, die im Menü hinzugefügt und anschließend als Liste angezeigt werden sollen.

Und los geht es:

  1. Öffnen Sie Microsoft Excel.
  2. Erstellen Sie eine Liste, in der sämtliche Werte aufgeführt sind, die im Drop Down Menü in Excel zur Auswahl stehen sollen. In unserem Beispiel sind das die Monate Januar bis Dezember. Sie sollen in der Monatsplanung für die Küchenreinigung eingefügt werden.
  3. Möchten Sie in einer Zelle eine Drop Down Liste erstellen, klicken Sie die gewünschte Zelle an. Danach klicken Sie im oberen Menüband auf „Daten“ und danach auf „Datenüberprüfung“.
  4. Das Fenster Datenüberprüfung öffnet. Im ersten Reiter „Einstellungen“ klicken Sie unter „Zulassen:“ auf das Dropdown Menü und wählen den Eintrag „Liste“
  5. Danach klicken Sie beim Punkt „Quelle:“ ganz rechts neben dem langen Auswahlfeld auf das „Pfeil nach oben-Symbol“.
  6. Jetzt kehrt die Datenüberprüfungs-Funktion zurück zum Tabellenblatt, in dem Sie die vollständige Liste mit allen 12 Monaten (mit gedrückter Maustaste halten) markieren.
  7. Die gewünschten Zellwerte wurden in der Auswahlliste von der Datenüberprüfung eingefügt. Abschließend klicken Sie ganz rechts auf das „Pfeil nach unten-Symbol“.
  8. Bestätigen Sie jetzt im Datenüberprüfungs-Fenster mit einem Klick auf „OK“.
  9. Die Drop Down Menü ist nun in Excel eingefügt und kann beliebig angepasst werden, wenn Sie Änderungen bei der Monatsplanung vornehmen möchten.

Tipp: Die oben gezeigt Vorgehensweise funktioniert, wenn Sie in einer Zelle in Excel ein Dropdown einfügen möchten. Alternativ können Sie auch mehrere Zellen gleichzeitig markieren, um dort mehrere Dropdown Menüs zu erstellen. Das spart Zeit und Arbeit.

Excel Menü mit der Funktion Datenüberprüfung

Excel Auswahlliste mit den gewünschten Werten

 

Was ist ein Dropdown Menü?

Bei einem Dropdown Menü in Excel handelt es sich um eine spezielle Auswahlliste, in der Sie mehrere Daten bzw. Werte bequem unterbringen. Um die Liste im komprimierten Zustand zu öffnen, reicht ein Klick auf einen kleinen Auswahl-Button (Pfeil nach unten) aus, um alle enthaltenen Werte anzuzeigen.

Ihr Vorteil: Gerade bei großen Datenmengen nimmt die Drop Down Liste im zusammengeklappten Zustand deutlich weniger Platz ein. Dadurch behalten Sie den Überblick und verwalten Ihre Daten smarter.

Zudem kann es vorkommen, dass sich Werte in einer Dropdown Liste in Excel ändern. Ist dies der Fall, wird die Änderung anschließend automatisch in allen erstellten Auswahllisten übernommen.

Dropdown Menü für eine schnelle und einfache Auswahl


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