Man kommt nicht drum herum: Ist man nicht nur als Angestellter tätig, sondern erzielt auch Einnahmen aus selbstständiger Tätigkeit, sei es als Übersetzer, Künstler oder Handwerker, so ist man in Deutschland angehalten, eine sogenannte EÜR, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu erstellen – es sei denn, Sie verdienen so viel, dass Ihnen bereits eine Bilanzierungspflicht aufgelegt worden ist....

Microsoft Excel nutzen

Die einen greifen zu teuren Buchhaltungssoftwarelösungen, die anderen aber erinnern sich: Das Microsoft Office-Paket bietet – neben der bekannten Word-Software – auch die ebenso häufig verwendete Tabellenkalkulationssoftware Microsoft Excel.

In ihr kann man problemlos Ein- und Ausgaben erfassen und diese beispielsweise auch durch den Einsatz von Spaltennamen nach Kategorien unterteilen – ein zunächst zusätzlicher Arbeitsschritt, der sich aber spätestens dann auszahlt, wenn man die Ausgaben der entsprechenden Zeilen in der Anlage EÜR für das Finanzamt zusammenfassen möchte.

Bei einem normalen Arbeitsjahr eines Selbstständigen kann es da schnell zu einer höheren Anzahl von Positionen kommen, die in der vertikalen Zeilenanzahl ohne Probleme den Bereich der 500 überschreitet. Aber auch im Horizontalen Bereich, bei dem Microsoft Excel nicht in Zahlen, sondern im Alphabet „zählt“, kann hier schnell das reguläre Alphabet überschritten werden. Plötzlich heißen die Spalten dann nicht mehr „P“ oder „T“, sondern BQ....

Hat man die entsprechenden Zahlenwerte zu den vom Finanzamt geforderten „Zeilen“ zusammenaddiert und diese in das amtliche EÜR-Formular per ELSTER eingetragen, steht einer Abgabe der Steuererklärung meistens nichts mehr im Wege.

Nachfrage vom Finanzamt

Plötzlich kommt aber eine Nachfrage vom Finanzamt... Was ist zu tun? Wie soll man auf die Frage, wie hoch denn genau die Portokosten gewesen sein, antworten?

Nun möchte man vielleicht ungern dem Finanzamt schon bei der ersten Nachfrage seine gesamte Einnahmen-Ausgaben-Übersicht als Excel-Datei übersenden, sondern konkret auf die Frage des Finanzbeamten antworten.

Bevor Sie nun anfangen, Ihre Excel-Datei neu abzuspeichern, um in einer anderen Datei nur die Portoausgaben aufzulisten, sollten Sie folgende Funktion in Betracht ziehen:

1. Markieren Sie mit der rechten Maustaste die gewünschten Zeilen und Spalten, welche Sie nicht auf dem Ausdruck für das Finanzamt sehen möchten und wählen Sie im sich öffnenden Popup-Menü den Befehl „Ausblenden“ aus.

   

2. Nun werden also nur die Spalten angezeigt, welche Sie nicht explizit ausgeblendet haben – in unserem konkreten Beispiel wird nach der Zeile C die Zeile O angezeigt, die Zeilen D-N sind ausgeblendet worden.
3. Und mit der AUTO-SUMMEN-Funktion oben rechts können Sie auch schnell den Gesamtwert für einen auszuwählenden Bereich ausrechnen lassen. Sie brauchen nicht die entsprechende Formel samt Spaltenzeilenangabe eingeben, sondern können die Zeilen und Spalten, die zusammenaddiert werden sollen, einfach per Cursor auswählen. Wenn Sie dann mit der ENTER-Taste bestätigen, wird dann der derzeitige Wert angezeigt, der sich stets dynamisch mitändert.

   

4. Auf diese Weise können Sie ganz zielgenau die Frage Ihres Finanzbeamten beantworten, ohne dass Sie Ihre Daten innerhalb der Datei löschen müssen. Wenn Sie dann noch schnell die Datei als PDF ausdrucken und sie auf Ihrem Computer abspeichern, haben Sie immer genau den Überblick, was Sie dem Finanzamt auf seine Nachfrage mitgeteilt haben.
5. Wollen Sie wieder alle Daten sehen, die Sie vorher ausgeblendet haben, so markieren Sie mit STRG+A die gesamte Excel-Mappe, klicken mit der rechten Maustaste auf eine zuvor ausgeblendete Spalte und blenden Sie diese ausgeblendeten Spalten und Zeilen mit dem Befehl „Einblenden“ wieder ein.