Um Dokumente beispielsweise für eine Präsentation vorzubereiten, können Sie unter anderem eine Excel in PDF umwandeln. Dabei stehen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen alle Methoden in einfachen Anleitungen vor. Außerdem erhalten Sie hilfreiche Tipps und Tricks.

So wandeln Sie eine Excel-Datei in PDF um (Speichern-Methode)

Die erste Möglichkeit der Umwandlung ist, eine Excel als PDF zu speichern. Hierfür sind nur wenige Schritte erforderlich, die wir Ihnen in der folgenden Anleitung vorstellen:

1. Öffnen Sie die gewünschte Excel-Tabelle, die Sie als PDF speichern möchten.
2. Klicken Sie im oberen Menüband auf „Datei“ und danach in der linken Menüübersicht auf „Exportieren“.
3. Im Bereich Exportieren klicken Sie in der linken Übersicht auf „PDF/XPS-Dokument erstellen“. Danach klicken Sie rechts erneut auf „PDF/XPS-Dokument erstellen“.
4. Das Speichern-Fenster öffnet, in dem Sie Speicherordner und PDF-Name festlegen.
5. Abschließend klicken Sie auf „Veröffentlichen“, um die fertige PDF-Datei zu erstellen.

Tipp: Im Speichern-Fenster finden Sie weiter unten hilfreiche Optionen, die Sie bei der Umwandlung von Excel zu PDF unterstützen. Hier sind unter anderem Optionen für Komprimierung, Seitenbereich und Druckbereich enthalten.

Tipp: Excel-Tabelle in PDF auf eine Seite umwandeln

Beim Export und der Umwandlung Excel zu PDF gibt es in bestimmten Situationen einen Haken: Der Inhalt der Tabelle wird auf mehreren Seiten des PDF-Dokuments angezeigt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Excel-Tabelle in PDF auf eine Seite umwandeln:

1. Klicken Sie im oberen Menüband auf „Seitenlayout“.
2. Hier finden Sie im Bereich An Format anpassen verschiedene Größen- und Skalierungsoptionen.
3. Klicken Sie ganz unten rechts auf das kleine Pfeilsymbol, um alle verfügbaren Seitenformatierungsoptionen zu öffnen.
4. Im neuen Fenster Seite einrichten klicken Sie ganz oben auf den Reiter „Papierformat“.
5. Jetzt aktivieren Sie weiter unten im Bereich Skalierung die Option „Anpassen:“.
6. Achten Sie zudem darauf, dass beide Werte auf „1“
7. Schließen Sie das Fenster mit einem Klick auf „OK“.

Alternative: Excel mit einem Online-Converter zur PDF umwandeln

Die oben vorgestellte Methode ist ein Klassiker- um Excel-Dateien in PDF umzuwandeln. Doch was ist, wenn auf Ihrem Computer kein Microsoft Excel installiert ist? Für diesen Fall gibt es im Internet eine große Auswahl verschiedener Online-Converter. In nur wenigen Schritten erstellen die Tools in Sekundenschnelle im Internetbrowser fertige PDF-Dateien zum Herunterladen.

Hier kommt eine kleine Auswahl, welche Excel-zu-PDF-Konverter unter anderem zur Auswahl stehen:

• PDF24 Tools
• iLovePDF
• Adobe Acrobat (Registrierung erforderlich)
• Smallpdf
• Soda PDF

Die Vorgehensweise ist einfach, um mit einem Online-Converter eine Excel in PDF zu konvertieren und somit umzuwandeln. Anhand des folgenden Beispiels mit PDF24-Tools  zeigen wir Ihnen, wie es funktioniert:

1. Öffnen Sie das Konvertierungs-Tool wie zum Beispiel PDF24 Tools.
2. Klicken Sie auf „Dateien wählen“ und wählen Sie die gewünschte Excel-Datei aus, die Sie zu PDF konvertieren möchten. Alternativ können Sie das Excel-Dokument auch mit gedrückter Maustaste in den markierten Bereich ziehen.
3. Mit einem Klick auf „Umwandeln“ bestätigen Sie, dass die Konvertierung beginnen kann.
4. Sobald die Konvertierung erfolgreich abgeschlossen ist, sehen Sie den „Download“-Button. Klicken Sie darauf, um die fertige PDF-Datei herunterzuladen.

Quelle: pdf24.org

Download-Programme zur Konvertierung von Excel-Dateien

Zusätzlich zu den Online-Convertern finden Sie im Internet diverse Excel PDF-Programme zum Download. Sie funktionieren ähnlich wie die Online-Tools: Excel-Datei auswählen, gewünschte Konvertierungs-Optionen vornehmen und mit der Umwandlung beginnen.

Hier kommt eine kleine Auswahl an downloadbaren PDF-Tools, mit denen Sie Dateien beliebig umwandeln und konvertieren. Sie stammen ebenfalls von den Anbietern der bereits vorgestellten Online-Tools:

• PDF24 Creator
• Soda PDF
• iLovePDF
• Smallpdf

Vorteile der Methode Excel in PDF

• PDF ist mittlerweile ein weltweit bekannter und anerkannter Standard, der auf zahlreichen Geräten Verwendung findet. Somit sind eine universelle Lesbarkeit und Kompatibilität gegeben.
• Gleichzeitig bleibt das Layout von Inhalten eines Excel-Dokuments erhalten. Tabellen, Grafiken, Schriftarten etc. verändern sich nicht und sehen genauso wie im Dokument aus.
• Sie können mithilfe einer Komprimierungsfunktion die Datei-Größe einer PDF deutlich reduzieren. Das ist hilfreich, wenn Sie die umgewandelte Datei beispielsweise per E-Mail versenden möchten.
• Mit PDF stehen Ihnen verschiedene Sicherheitsfunktionen zur Auswahl. Dazu zählen unter anderem digitale Signaturen und Verschlüsselung.