Erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis in Word, bieten Sie Ihren Lesern einen Mehrwert. Denn sie sind vor allem bei großen und komplexen Dokumenten dazu in der Lage, sich einen genauen Überblick zu verschaffen. Zudem finden sie bestimmte Inhalte schneller. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in Microsoft Word ein Inhaltsverzeichnis erstellen, formatieren und sogar automatisch anpassen.

 

Welche Vorteile bietet ein Inhaltsverzeichnis in Word?

Sie möchten in Microsoft Word ein Inhaltsverzeichnis (Gliederung) einfügen? Dadurch haben Sie gleich mehrere Vorteile:

• Überschriften und Kapitelnamen der jeweiligen Seiten und Texte werden immer 1:1 und somit korrekt übernommen.
• Auch die Seitenzahlen werden vollautomatisch übertragen und angezeigt. Fügen Sie beispielsweise auf einer Seite neue Inhalte hinzu, sind keine Anpassungen erforderlich.
• Handelt es sich um ein professionelles Dokument, erfolgen Korrektur und Abgleich schnell und einfach.

Alles, was Sie beim Erstellen Ihres Dokuments machen müssen, ist die Festlegung bzw. Definition verschiedener Überschriften wie H1, H2, etc. Anschließend übernimmt die Funktion „Inhaltsverzeichnis“ in Word den Rest. Im Folgenden erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie es funktioniert und Sie ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen und einfügen:

 

Bevor es losgeht: Überschriften definieren

Bevor Sie in Word das Inhaltsverzeichnis erstellen, sind zunächst Formatierungen der Überschriften erforderlich, um sie zu definieren. Denn anhand der Überschriften (z.B. H1, H2, H3, etc.) übernimmt Word die Einträge und fügt sie automatisch im Inhaltsverzeichnis hinzu:

1. Erstellen Sie Ihr Dokument und vergeben Sie ganz normal Überschriften, die später als H1, H2, H3, usw. formatiert werden sollen. Das funktioniert selbstverständlich auch während der Erstellung des Dokuments.
2. Anschließend markieren Sie eine Überschrift. In diesem Beispiel markieren wir die Überschrift, die als „Überschrift 1“ formatiert werden soll.
3. Klicken Sie jetzt in der Menüleiste auf „Start“. Anschließend wählen Sie im Bereich „Formatvorlagen“ den Eintrag „Überschrift 1“ Alternativ (bei komprimierten Menüleisten) klicken Sie direkt auf „Formatvorlagen“.
4. Fahren Sie mit den anderen Überschriften im Dokument mit dieser Vorgehensweise fort, bis Sie alle Überschriften sinnvoll gegliedert als H1, H2, H3, usw. formatiert haben.
5. Alternativ haben Sie bei modernen Office-Versionen auch die Möglichkeit, eine Überschrift zu markieren und anschließend mit der rechten Maustaste anzuklicken. Jetzt öffnet ein kleines Menüfenster, in dem Sie den Eintrag „Formatvorlagen“ Klicken Sie ihn an, um die gewünschte Formatierung auszuwählen.

Tipp: Möchten Sie mehrere Formatierungen in einem großen Dokument vornehmen? Klicken Sie in der Menüleiste auf „Start“ und anschließend im Bereich „Formatvorlagen“ auf den kleinen Pfeil unten rechts. Jetzt öffnet die Optionsleiste mit den Formatvorlagen. Alternativ können Sie für diesen Schritt die Tastenkombination „Alt + Strg + Umschalttaste + S“ drücken.

 

Weiter geht es: Inhaltsverzeichnis in Word erstellen und einfügen

Nachdem wir sämtliche Überschriften entsprechend formatiert haben, erstellen wir jetzt in Word das Inhaltsverzeichnis. Dabei werden alle soeben formatierten Überschriften automatisch im Verzeichnis übernommen und eingefügt.

1. Klicken Sie im Dokument an die gewünschte Stelle, an der Sie das Inhaltsverzeichnis in Word erstellen und einfügen möchten. Jetzt klicken Sie in der oberen Menüleiste auf „Referenzen“ (alte Word-Versionen „Verweise“) und wählen dort die Option „Inhaltsverzeichnis“
2. Ein neues Fenster öffnet, in dem Sie je nach Bedarf „Automatisches Verzeichnis 1“ oder „Automatisches Verzeichnis 2“ auswählen. Die beiden Optionen unterscheiden sich lediglich im Titel (Inhalt oder Inhaltsverzeichnis). Wichtig: Bei älteren Office-Versionen heißen die beiden Optionen „Automatische Tabelle 1“ „Automatische Tabelle 2“.

 

Inhaltsverzeichnis formatieren und optische Änderungen vornehmen

Sie sind nicht nur dazu in der Lage, ein standardmäßiges Inhaltsverzeichnis in Word zu erstellen und einzufügen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, das Inhaltsverzeichnis zu formatieren und optische Änderungen vorzunehmen.

1. Wir erstellen wir gehabt ein neues Inhaltsverzeichnis. Hierfür klicken Sie in der Menüleiste auf „Referenzen“ (alte Office-Versionen „Verweise“) und anschließend auf „Inhaltsverzeichnis“. Danach klicken Sie im neuen Auswahlfenster auf „Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis“.
2. Jetzt öffnet ein neues Fenster, in dem Sie verschiedene Funktionen für die Formatierung des Inhaltsverzeichnisses finden. Dabei haben Sie unter anderem folgende Optionen:
   1. Seitenzahlen anzeigen: Aktivieren oder deaktivieren Sie je nach Bedarf die Seitenzahlen in einem Inhaltsverzeichnis.
   2. Seitenzahlen rechtsbündig: Lassen Sie Seitenzahlen hinter den Titeln direkt rechtsbündig anzeigen, um das Verzeichnis optisch ansprechender zu gestalten.
   3. Formate: Möchten Sie den angezeigten Text innerhalb eines Inhaltsverzeichnisses formatieren, klicken Sie auf „von Vorlage“. Hier stehen verschiedene Formatvorschläge zur Auswahl.
   4. Ändern: Zusätzlich können Sie neben der allgemeinen Änderung des gesamten Inhaltsverzeichnisses auch nur einzelne Ebenen formatieren. Hierfür klicken Sie auf die Option „Ändern“ und nehmen die entsprechenden Formatierungen vor.

Tipp: Nehmen Sie beliebige Änderungen wie beispielsweise Formate oder das Anzeigen von Seitenzahlen vor, werden sie im Bereich „Seitenansicht“ direkt als Vorschau angezeigt. Sind Sie mit den neuen Formatierungen einverstanden, klicken Sie abschließend auf „OK“.

 

Inhaltsverzeichnis aktualisieren und nachträglich Anpassungen vornehmen

Es kann vorkommen, dass Sie nach der Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses Änderungen bei beispielsweise Überschriften vorgenommen haben. Ist dies der Fall, müssen Sie das Inhaltsverzeichnis nach der Anpassung aktualisieren, damit die Änderungen übernommen werden.

1. Klicken Sie mit der linken Maustaste in das Inhaltsverzeichnis, was Sie aktualisieren möchten.
2. Jetzt erscheint eine kleine Schaltfläche „Inhaltsverzeichnis aktualisieren…“, die Sie bitte anklicken.
3. Anschließend wählen Sie noch die gewünschte Option „Nur Seitenzahlen aktualisieren“ oder „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“
4. Mit einem Klick auf „OK“ werden sämtliche Änderungen übernommen und das Inhaltsverzeichnis aktualisiert.

 

Was ist ein automatisches Inhaltsverzeichnis?

Ein automatisches Inhaltsverzeichnis nimmt Ihnen viel Arbeit ab, sodass Sie Titel und Seitenzahlen nicht mühselig abtippen müssen. Zudem sind keine nachträglichen einzelnen Formatierungen erforderlich.

Alle wichtigen Optionen und Änderungen nehmen Sie direkt im Menü „Inhaltsverzeichnis“ vor, sodass sie sofort übernommen werden. Um das automatische Inhaltsverzeichnis zu nutzen, ist des Weiteren keine entsprechende Einstellung erforderlich. Fügen Sie einfach ganz normal ein neues Inhaltsverzeichnis hinzu, handelt es sich dabei bereits um ein automatisches Inhaltsverzeichnis.

 

Inhaltsverzeichnis entfernen

Um ein Inhaltsverzeichnis zu entfernen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das zu löschende Inhaltsverzeichnis, um es zu markieren.
2. Jetzt klicken Sie oben links in der erscheinenden Symbolleiste auf das kleine „Dokumentsymbol“.
3. Zu guter Letzt klicken Sie im sich darin öffnenden Menü auf die letzte Option „Inhaltsverzeichnis entfernen“.