Egal ob Rechnung, ein auszufüllendes Formular oder eine Liste. Oftmals reicht es nicht aus, ein Dokument einfach nur im Word Format zu speichern. Möchte man ein Schriftstück beispielsweise per E-Mail versenden, ist es von Vorteil es als PDF auf der Festplatte abzulegen. Dadurch haben Sie alleine den Vorteil, dass das Dokument beim Empfänger keine Formatierungsfehler enthält. Doch wie funktioniert das?

In dieser Schritt-für-Schritt Anleitung erklären wie Ihnen, wie Sie ein Microsoft Office Dokument als PDF Datei speichern.

1. Haben Sie Ihr Dokument fertig geschrieben, klicken Sie in Word oben links auf „Datei“.
2. Anschließend klicken Sie auf „Speichern unter“.
3. Klicken Sie nun auf „Als PDF herunterladen“.
4. Mit einem weiteren Klick auf „Herunterladen“ wird das Dokument erfolgreich als PDF Datei gespeichert.

Sie finden unter „Speichern unter“ keinen PDF Eintrag?

Je nach installierter Office Version kann die Reihenfolge zum Speichern unterschiedlich sein. Erscheint bzw. funktioniert bei Ihnen Schritt Nummer 2 nicht, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Klicken Sie wie gehabt oben links auf „Datei“.
2. Klicken Sie im neuen Menü auf den Eintrag „Exportieren“.
3. Im darauf erscheinenden Untermenü klicken Sie auf den Button „PDF/XPS-Dokument erstellen“.
4. Wählen Sie nun den Speicherort aus, an dem die PDF Datei abgelegt werden soll und klicken Sie auf „Veröffentlichen“.

Fertig!

Gerade bei den neueren Office-Versionen wie 2019 und Microsoft 365 müssen Sie die zweite Methode mit dem Datei-Export wählen. Möchten Sie in Microsoft Office ein Dokument als PDF Datei speichern, stehen Ihnen zusätzlich einige Einstellungen zur Verfügung. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, nur einen bestimmten Seitenbereich oder einzelne Seiten in die zu exportierende PDF zu integrieren. Des Weiteren können Sie auf Wunsch nicht druckbare Informationen mit einbeziehen oder die Datei PDF/A-kompatibel exportieren.