Outlook: Kontakte exportieren und importieren – so geht’s

Um eine Sicherung vom Adressbuch zu erstellen, können Sie in Outlook Kontakte exportieren. Andersrum funktioniert es, Kontakte zu importieren. Die integrierte Funktion ist zudem nützlich, wenn Sie Outlook auf einem neuen Computer installieren und die Kontaktdaten auf das andere System übertragen möchten. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Export und Import funktionieren.

So exportieren und importieren Sie in Outlook Kontakte

In den folgenden Anleitungen erfahren Sie Schritt-für-Schritt, wie Sie wahlweise Outlook Kontakte exportieren und importieren.

Kontakte exportieren

Möchten Sie in Outlook Kontakte sichern? Hierfür ist ein praktischer Export-Assistent integriert:

1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie in der oberen Menüleiste auf „Datei“.
2. Im neuen Fenster klicken Sie jetzt in der linken Übersicht auf „Öffnen und Exportieren“.
3. Im Bereich Öffnen klicken danach auf die Option „Importieren/Exportieren“.
4. Jetzt öffnet der Import/Export-Assistent, in dem Sie die Option „In Datei exportieren“ auswählen und auf „Weiter“
5. Im nächsten Schritt wählen Sie die Option „Durch Trennzeichen getrennte Werte“ aus und klicken auf „Weiter“.
6. Als nächstes müssen Sie die zu exportierende Datei auswählen. In diesem Falle möchten Sie ja die Outlook-Kontakte exportieren. Dementsprechend klicken Sie auf den Ordner „Kontakte“, um ihn zu markieren. In einigen Fällen kann der Ordner auch „Kontakte (Nur dieser Computer)“ heißen. Zusätzlich ist darauf zu achten, dass Sie bei mehreren E-Mail-Konten den richtigen Kontakte-Ordner auswählen. Wurde all das berücksichtigt, klicken Sie auf „Weiter“.
7. Wählen Sie als nächstes mit einem Klick auf „Durchsuchen…“ den gewünschten Speicherordner aus, in dem Sie das Outlook-Adressbuch speichern möchten. Zusätzlich können Sie der Datei einen beliebigen Namen geben.
8. Im letzten Schritt sehen Sie die auszuführende Aktion Kontakte exportieren. Klicken Sie auf „Fertig stellen“, um den Vorgang abzuschließen.

Je nach Größe des Adressbuches kann es jetzt einen Moment lang dauern, bis der Export vollständig abgeschlossen ist.

Kontakte importieren

Um Outlook Kontakte zu importieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie in Outlook in der oberen Menüleiste auf „Datei“.
2. In der linken Übersicht klicken Sie jetzt auf „Öffnen und Exportieren“.
3. Im Bereich Öffnen klicken Sie jetzt auf „Importieren/Exportieren“, sodass der Import/Export-Assistent öffnet.
4. Hier wählen Sie jetzt mit einem Klick die Option „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren“ aus und klicken danach auf „Weiter“.
5. Im nächsten Schritt klicken Sie auf „Durch Trennzeichen getrennte Werte“ und danach auf „Weiter“.
6. Klicken Sie auf „Durchsuchen…“ und wählen Sie die Datei aus, aus der Sie die Kontakte in Outlook importieren möchten.
7. Zusätzlich ist es wichtig, darunter die gewünschte Option für Duplikate auszuwählen. Ist das erledigt, klicken Sie auf „Weiter“.
8. Jetzt müssen Sie noch den gewünschten Zielordner auswählen, in den Sie das Outlook Adressbuch importieren möchten. Klicken Sie dann auf „Weiter“.
9. Abschließend klicken Sie auf „Fertig stellen“, um den Import vollständig durchzuführen.

Kontakte bei einer neueren Office-Version exportieren und importieren

Möchten Sie in Outlook Kontakte exportieren und haben eine neuere Programmversion, kann die Vorgehensweise abweichen. Gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf „Personen“.
2. Danach wählen Sie in der Registerkarte die Optionen „Start“, „Kontakte verwalten“ und danach „Kontakte exportieren“
3. Entscheiden Sie sich jetzt unter Kontakte aus diesem Ordner für die gewünschte Option und klicken Sie auf „Exportieren“.

Der Export der Outlook-Kontakte ist sofort abgeschlossen. Die gewünschte Datei befindet sich jetzt im Downloads-Ordner.

Tipp: Um die Kontakte später auf einem anderen Computer zu importieren, klicken Sie erneut unter „Start“ auf „Kontakte verwalten“ und wählen danach „Kontakte importieren“ aus.

Kontakte in der Web-Version von Outlook exportieren und importieren

Sie nutzen Outlook als Web-Version? Auch hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Outlook Kontakte zu speichern und zu exportieren:

1. Öffnen Sie die Outlook Web-Version und klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf „Personen“, um die Übersicht mit den Kontakten aufzurufen.
2. In der Optionsleiste, die sich direkt unter der Menüleiste befindet, klicken Sie jetzt auf „Kontakte verwalten“. Direkt danach wählen Sie „Exportieren von Kontakten“
3. Ein neues Fenster öffnet, in dem Sie mit einem Klick auf das Auswahlfeld „Alle Kontakte“ eine gewünschte Auswahl treffen können. Ist das erledigt, klicken Sie auf „Exportieren“, um zu starten.
4. Jetzt startet Outlook mit dem Download der zu exportierenden Datei, die Sie in einem beliebigen Ordner speichern können.

Um die Kontakte zu importieren, führen Sie die oberen Schritte erneut aus. Allerdings mit dem Unterschied, dass Sie nach dem Klick auf „Kontakte verwalten“ auf „Importieren von Kontakten“ klicken.

Tipp: Wenn Sie eine CSV-Datei verwenden, haben Sie den Vorteil, dass Sie Kontakte aus Excel in Outlook importieren können. Die Kontaktliste können Sie vorher beliebig anpassen und Änderungen vornehmen. Achten Sie dabei aber darauf, dass die einheitliche Datenstruktur bestehen bleibt, damit Outlook die Kontakte importieren und erfolgreich auslesen kann.