Sie arbeiten mit mehreren Personen im Team an einem Dokument? Mit dem Word Korrekturmodus sind Sie dazu in der Lage, Änderungen einfach nachzuverfolgen. Gleichzeitig unterstützen weitere Funktionen unter anderem dabei, vorgeschlagene Korrekturen anzunehmen, abzulehnen oder zu löschen.

In diesem Beitrag gehen wir vollständig auf den Word Korrekturmodus ein und erklären dessen Funktionsweise. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie den Korrekturmodus aktivieren oder deaktivieren, und gehen auf weitere wichtige Funktionen ein.

 

Was ist der Word Korrekturmodus?

Der Word Korrekturmodus ist in dem Textverarbeitungsprogramm auch als „Nachverfolgung“ bekannt. Er bietet mehreren Teilnehmern eines Teams die Möglichkeit, vorgenommene Änderungen innerhalb eines Dokuments nachzuverfolgen.

Dadurch haben Sie den Vorteil, kurz vor Fertigstellung des Dokuments Überarbeitungen vorzuschlagen und zu übernehmen. Zudem sind Sie dazu in der Lage, Kollegen und Mitarbeitenden Feedback, Infos und Verbesserungsvorschläge zu hinterlassen.

Dabei enthält der Word Korrekturmodus folgende grundlegenden Änderungsmöglichkeiten:

• Löschung einzelner Wörter, Sätze und von Absätzen
• Beliebige Änderungen an einzelnen Textpassagen oder Wörtern
• Änderungen bei der Formatierung. So beispielsweise, wenn Schriftgröße oder Schriftart angepasst werden.
• Hinzufügen von Kommentaren für bestimmte Textbereiche. Hierüber hinterlassen Sie beispielsweise Verbesserungsvorschläge, Hinweise oder wichtige Infos.

Wichtiger Hinweis: Der Korrekturmodus ist keinesfalls mit der Word Rechtschreibung gleichzusetzen. Hier nehmen Sie lediglich Korrekturen am Dokument selbst vor und zeigen Änderungsvorschläge an. Die Rechtschreibung hingegen bezieht sich ausschließlich auf die Überprüfung der Rechtschreibung und Grammatik.

 

So aktivieren und deaktivieren Sie den Korrekturmodus in Word

Um den Korrekturmodus in Word zu nutzen, ist eine einmalige Aktivierung erforderlich. Erst dann sind Nachverfolgungen möglich. Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie den Korrekturmodus wahlweise einschalten oder ausschalten:

Korrekturmodus einschalten

Möchten Sie den Word Korrekturmodus einschalten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in Microsoft Word in der oberen Menüleiste auf „Überprüfen“.
2. Die gewünschte Option befindet sich im Bereich „Nachverfolgung“. Mit einem Klick auf den Button „Änderungen nachverfolgen“ (auf das kleine Zettel- und Stiftsymbol) aktiveren Sie den Korrekturmodus sofort.
3. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, direkt unter dem Symbol-Button auf „Änderungen nachverfolgen“ zu klicken. Jetzt öffnet ein Untermenü, bei dem die Optionen „Für alle“ und „Nur meine“ Je nachdem, für welche Option sie sich entscheiden, erscheinen Änderungen im Korrekturmodus nur bei Ihnen, oder bei allen anderen Teilnehmern.

Tipp: Ob der Korrekturmodus eingeschaltet ist, erkennen Sie daran, dass er grau hinterlegt ist.

Korrekturmodus ausschalten

Um den Korrekturmodus wieder auszuschalten, sind anschließend die folgenden Schritte erforderlich:

1. Sind Sie mit sämtlichen Änderungsvorschlägen fertig, klicken Sie in der oberen Menüleiste erneut auf „Überprüfen“.
2. Jetzt wählen Sie im Bereich Nachverfolgung die Option „Änderungen nachverfolgen“ aus, die grau hinterlegt ist.
3. Von jetzt an sind sämtliche Änderungs- und Korrekturfunktionen vollständig deaktiviert.

 

So nutzen Sie die Korrekturfunktion: Korrekturen erstellen & Änderungen nachverfolgen

Wie bereits erwähnt, sind Sie mit der Korrekturfunktion in Word dazu in der Lage, verschiedene Korrekturen zu erstellen und Änderungen nachzuverfolgen. Im Folgenden gehen wir auf die wichtigsten Korrekturfunktionen ein:

1. Einfügen von Änderungsvorschlägen

Möchten Sie einen Satz oder einen Textabschnitt erweitern? Aktivieren Sie den Word Korrekturmodus und fügen Sie die entsprechenden Wörter, Zeilen oder Textabschnitte hinzu. Sie werden entsprechend rot markiert und sind somit direkt nachvollziehbar.

2. Löschen von Wörtern, Sätzen und Textabschnitten

Passen Ihrer Meinung nach bestimmte Wörter, Sätze oder Textabschnitte nicht in das Dokument? Nehmen Sie mit eingeschaltetem Korrekturmodus Löschungen vor, werden sie rot markiert durchgestrichen angezeigt.

3. Einzelne oder mehrere Elemente verschieben

Es kann vorkommen, dass Elemente wie Textabsätze an einer bestimmten Stelle nicht passen. Verschieben Sie diese an die gewünschte Stelle, wird die Änderungen angezeigt und vorgeschlagen.

4. Änderungen von Formatierungen

Nehmen Sie beliebige Änderungen bei der Formatierung vor. Dazu gehört beispielsweise die Anpassung der Schriftgröße oder Schriftart. Dementsprechend werden anderen mitarbeitenden Personen derartige Änderungen sofort angezeigt und vorgeschlagen.

 

Markups (Korrekturvorschläge) ein- und ausblenden

Nehmen Sie Änderungen bzw. Korrekturvorschläge vor, handelt es sich hierbei um sogenannte Markups. Werden innerhalb eines Dokuments mehrere Markups angezeigt, kann es schnell unübersichtlich werden. In diesem Falle haben Sie die Möglichkeit, Markups ein- und auszublenden. Somit sind Sie dazu in der Lage, nur bestimmte Markups einzublenden.

Dabei sind folgende Optionen möglich:

• Einfaches Markup: Veränderungen erkennen Sie lediglich an roten Linien, die sich am Seitenrand des Dokuments befinden.
• Markup: alle: Bei dieser Option wird zusätzlich angezeigt, wer die Änderung wann vorgenommen hat. Zusätzlich erfahren Sie, was genau geändert wurde.
• Markup: keine: Möchten Sie sämtliche Markierungen ausblenden und lediglich den Inhalt des Dokuments anzeigen? Dann ist diese Option richtig.
• Original: Zusätzlich können Sie den ursprünglichen Inhalt ohne vorgenommene Änderungen anzeigen. Somit vollziehen Sie nach, wie das originale Dokument aussieht.

 

Überarbeitungsbereich aktivieren: Alle Korrekturvorschläge übersichtlich anzeigen

Wird beim Inhalt eine Änderung vorgenommen, erscheint der entsprechende Hinweis im Korrekturrand in Word. Zu erkennen ist er an einem kleinen Notizstrich. Ein Klick darauf zeigt die entsprechende Anpassung an. So beispielsweise, wenn ein Wort gelöscht oder ersetzt wurde.

Bei großen Dokumenten kommt es nicht selten vor, dass die Korrekturfunktion mehrmals Verwendung findet. Für diesen Fall kann es sinnvoll sein, den Überarbeitungsbereich zu aktivieren. Hierbei handelt es sich um eine Seitenleiste, in der sämtliche Korrekturvorschläge übersichtlich angezeigt werden.

So aktivieren Sie den Überarbeitungsbereich:

1. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf „Überprüfen“.
2. Anschließend wählen Sie im Bereich Nachverfolgung die Option „Überarbeitungsbereich“
3. Ein Klick reicht aus, um den Überarbeitungsbereich als Seitenleiste vertikal zu öffnen.
4. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, den Bereich horizontal und somit unterhalb des Textdokuments anzuzeigen. Hierfür klicken Sie rechts von „Überarbeitungsbereich“ aus das kleine Pfeil-nach-unten-Symbol.
5. Zu guter Letzt klicken Sie auf „Überarbeitungsbereich horizontal…“, um die Funktion zu öffnen.

Tipp: Zusätzlich stehen weitere Optionen zur Auswahl. Hierfür klicken Sie innerhalb des Überarbeitungsbereiches rechts oben auf das „Pfeil-nach-unten-Symbol“. Jetzt sind Sie dazu in der Lage, die Große zu ändern, oder den Bereich zu verschieben. Somit ist auch eine Verschiebung als schwebendes Fenster möglich.

 

Änderungsvorschläge nacheinander abarbeiten und annehmen oder ablehnen

Hat ein Teammitglied Änderungsvorschläge vorgenommen, sind diese nun nacheinander abzuarbeiten. Hierfür finden Sie im Word Korrekturmodus einen Änderungsbereich, in dem Sie sämtliche Änderungen mit nur wenigen Klicks annehmen, ablehnen oder überspringen.

1. Klicken Sie in der Menüleiste von Word auf „Überprüfen“.
2. Im Bereich Änderungen finden Sie die erforderlichen Optionen, um alle Änderungsvorschläge nacheinander abzuarbeiten.

Die Vorgehensweise ist simpel: Ist ein Änderungsvorschlag markiert, klicken Sie wahlweise auf „Annehmen“ oder „Ablehnen“, um ihn zu übernehmen, oder wieder rückgängig zu machen.

Zusätzlich wechseln Sie mit den Optionen „Zurück“ und „Weiter“ zum nächsten Änderungsvorschlag, oder kehren zum vorherigen zurück.

Des Weiteren finden Sie unter den Annehmen- und Ablehnen-Buttons weitere Optionen. Hierfür klicken Sie auf das kleine Pfeil-nach-unten-Symbol. Hierüber sind Sie unter anderem dazu in der Lage, alle Änderungen anzunehmen oder abzulehnen, und die Nachverfolgung vollständig zu beenden.

 

Zusätzlich: Kommentare für weitere Hinweise hinzufügen

Wie Sie den Microsoft Word Korrekturmodus verwenden und einzelne Vorschläge abarbeiten, wurde nun geklärt. Zusätzlich kann es durchaus sinnvoll sein, Mitarbeitenden eines Teams weitere Hinweise zu hinterlassen. Hierfür ist die Kommentarfunktion hervorragend geeignet.

1. Haben Sie beispielsweise eine Änderung zur Nachverfolgung vorgenommen, markieren Sie den entsprechenden Bereich (mit gedrückter Maustaste).
2. Jetzt wählen Sie in der Menüleiste „Überprüfen“
3. Im Bereich Kommentar klicken Sie jetzt auf „Neuer Kommentar“ um für den markierten Bereich beispielsweise weitere Informationen einzufügen.
4. Rechts vom Dokumentbereich erscheint ein kleines Kommentarfeld. Geben Sie hier den gewünschten Hinweis oder Verbesserungsvorschlag ein.
5. Jetzt drücken Sie die Tastenkombination „Strg + Eingabetaste“, um den Kommentar zu veröffentlichen. Auch ein Klick auf das Absenden-Symbol (Pfeil-nach-rechts) ist möglich.

Öffnet später ein Mitarbeitender das Dokument, sieht er Ihren Hinweise und kann entsprechend darauf reagieren. So beispielsweise mit einem Antwortkommentar. Zudem lässt sich der Kommentar auflösen oder löschen. Auch eine nachträgliche Bearbeitung Ihrerseits ist möglich.

 

Tipp: Weitere Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen

Unter Umständen ist es erforderlich, Änderungen vom Word Korrekturmodus vorzunehmen. Hierfür finden Sie weitere Optionen, mit denen Sie beispielsweise anzuzeigende Bereiche anpassen oder Farben von Hervorhebungen ändern.

1. Um die weiteren Optionen zu öffnen, wählen Sie in der Menüleiste „Überprüfen“
2. Im Bereich Nachverfolgung klicken Sie jetzt ganz rechts auf das kleine Erweiterungssymbol (Pfeil nach rechts unten).
3. Jetzt öffnet das Fenster „Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen“.

Hier sind vor allem Anzeigeeinstellungen möglich, um bestimmte Elemente zu aktivieren oder deaktivieren. Klicken Sie auf „Erweiterte Optionen…“, finden Sie noch weitere Einstellungsmöglichkeiten.