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Outlook: Automatische Antwort erstellen und senden

Outlook: Automatische Antwort erstellen und senden
Gepostet von Tom Reichardt am 20.01.2023

Sind Sie über einen bestimmten Zeitraum nicht anwesend, hilft in Outlook die automatische Antwort weiter. E-Mail Kontakte erhalten dabei eine Nachricht, in der sie über Ihre Abwesenheit benachrichtigt werden. So beispielsweise, wenn Sie im Urlaub sind.

Hier erfahren Sie, wie Sie in Outlook die automatische Antwort erstellen, einstellen und senden. Außerdem gibt es Tipps und Lösungen bei Problemen dazu, damit die Funktion ordnungsgemäß läuft.

 

Wie erstelle ich eine automatische E-Mail Antwort?

Um in Outlook eine automatische Antwort zu erstellen, sind nur wenige Schritte erforderlich. Doch vorab ist zu klären, ob Ihr E-Mail-Konto überhaupt für automatische Antworten geeignet ist. Das funktioniert folgendermaßen:

  1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie in der oberen Menüleiste auf „Datei“. Jetzt öffnet das Fenster „Kontoinformationen“.
  2. Sehen Sie die Option „Automatische Antworten“, klicken Sie darauf. Anschließend folgen Sie der Anleitung im nächsten Absatz.
  3. Wird die Option hingegen nicht angezeigt, müssen Sie in Outlook die automatische Antwort anders einstellen. Das geschieht mithilfe von Regeln. Hiermit sind Sie ebenfalls dazu in der Lage, eine automatische Antwort anzulegen. Nur die Art der Konfiguration weicht ab.

Automatische Antwort in Outlook erstellen

In der folgenden Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie in Outlook die klassische automatische Antwort erstellen. Das ist der Fall, wenn im Fenster „Kontoinformationen“ die Option bzw. Schaltfläche „Automatische Antworten“ angezeigt wird.

  1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei“.
  2. Jetzt öffnet das Fenster „Kontoinformationen“, in dem Sie auf „Automatische Antworten (Außer Haus)“

Tipp: Wird die Option in einer älteren Outlook-Version (z.B. Outlook 2007) nicht angezeigt? In diesem Falle klicken Sie erst auf „Extras“ und danach auf „Abwesenheitsassistent“.

  1. Ein neues Fenster öffnet, in dem Sie die Option „Automatische Antworten senden“ auswählen.
  2. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, automatische Antworten nur innerhalb eines bestimmten Zeitraumes zu senden. In diesem Falle aktivieren Sie die Option „Nur in diesem Zeitraum Senden:“ und nehmen die entsprechenden Einstellungen vor.
  3. Weiter geht es mit dem großen Textfeld in der Registerkarte „Innerhalb meiner Organisation“. Hier geben Sie den gewünschten Text ein, der mit der automatischen Antwort angezeigt werden soll.
  4. Mit einem Klick auf „OK“, übernehmen Sie die Antwort und speichern sie ab.

Was ist der Unterschied zwischen innerhalb und außerhalb meiner Organisation?

Um in Outlook eine automatische Antwort zu erstellen (z.B. wenn Sie im Urlaub sind), stehen zwei Varianten zur Auswahl: Eine automatische Antwort innerhalb und außerhalb meiner Organisation. Doch was ist eigentlich der Unterschied?

  • Innerhalb meiner Organisation: Erstellen Sie eine Antwort in diesem Feld, erhalten nur Arbeitskollegen und Teammitarbeiter eine Benachrichtigung. So beispielsweise innerhalb eines Unternehmens.
  • Außerhalb meiner Organisation: Entscheiden Sie sich hingegen für die zweite Variante, erhält jede E-Mail-Adresse, die Sie kontaktieren möchte, eine Nachricht. Es wird also eine automatische Antwort bei jeder Mail versendet.

 

Automatische Antwort in Outlook deaktivieren

Ist die automatische Antwort in Outlook einmal aktiviert, erhalten Sie beim Start des Programmes direkt unterhalb der Menüleiste einen entsprechenden Hinweis:

„AUTOMATISCHE ANTWORTEN – Für dieses Konto werden automatische Antworten gesendet.“

Um die Funktion sofort zu deaktivieren, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Button. Jetzt ist sie direkt abgeschaltet, sodass Ihre Kontakte innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation keine Benachrichtigung mehr erhalten.

Wichtiger Hinweis für Outlook 2007

Um automatische Antworten in Outlook 2007 zu deaktivieren, ist eine andere Vorgehensweise erforderlich.

  1. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras“ und danach auf „Abwesenheitsassistent“.
  2. Im neuen Fenster sehen Sie die Option „Automatische Abwesenheitsantworten senden“. Entfernen Sie hier die Auswahl beim Kästchen, um die Deaktivierung vollständig durchzuführen.

 

Problembehandlung: Die Funktion „Automatische Antwort“ funktioniert nicht oder fehlt?

In einigen Fällen kann es vorkommen, dass die Option „Automatische Antworten“ im Outlook-Fenster „Kontoinformationen“ nicht angezeigt wird.

Fehlt sie gänzlich, liegt das an der Art Ihres E-Mail-Kontos, was Sie in Outlook konfiguriert haben. In erster Linie handelt es sich hierbei um häufig verwendete E-Mail-Konten mit POP- oder IMAP-Funktion. Das ist beispielsweise bei den Anbietern Yahoo und Gmail der Fall.

Nutzen Sie einen derartigen POP- oder IMAP-Anbieter, können Sie alternativ eine Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellen. Dabei legen Sie mittels Regeln fest, wann und an wen eine Nachricht automatisch gesendet werden soll, wenn Sie abwesend sind.

Ist die Funktion zwar vorhanden, aber funktioniert nicht? In diesem Falle kann eine falsche Konfiguration vorliegen. Stellen Sie unter anderem sicher, dass die Option „Automatische Antworten senden“ aktiviert ist. Überprüfen Sie zusätzlich, ob der eingestellte Zeitraum möglicherweise nicht außerhalb des aktuellen Datums liegt.

 

Automatische Antwort bei Mac einrichten

Nutzen Sie Microsoft Outlook auf einem Mac, sind auch hier automatische Antworten möglich. Hierfür gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie in der Toolbar auf „Extras“ und danach auf „Automatische Antworten“.
  2. Ein neues Fenster öffnet, in dem Sie die entsprechenden Einstellungen vornehmen.
  3. Aktivieren Sie die Option „Automatische Antworten für das Konto XXX senden“, indem Sie ein Häkchen setzen.
  4. Jetzt legen Sie im Fenster „in meiner Organisation“ oder „außerhalb meiner Organisation“ einen beliebigen Abwesenheitstext fest.
  5. Zusätzlich sind Sie dazu in der Lage, die Option „Antworten nur in diesem Zeitraum senden:“ zu aktivieren. Anschließend legen Sie den gewünschten Zeitraum fest.
  6. Sind sämtliche Einstellungen abgeschlossen, klicken Sie abschließend auf „OK“.

 

Wichtig: Automatische antworten greifen nicht bei allen E-Mail-Konten gleichzeitig

Richten Sie in Outlook eine automatische Antwort ein, erfolgt diese Konfiguration immer nur für ein E-Mail-Konto. Die Einrichtung greift somit nicht bei allen E-Mail-Konten gleichzeitig.

Im Fenster „Kontoinformationen“ sehen Sie ganz oben ein Auswahlfeld mit einer E-Mail-Adresse. Sind mehrere E-Mail-Konten eingerichtet, klicken Sie auf das Auswahlfeld. Wählen Sie jetzt ein beliebiges E-Mail-Konto aus und klicken Sie auf „Automatische Antworten“, um mit der Einrichtung zu beginnen.


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