Professionelle und große PowerPoint Präsentationen können schnell mehrere Megabyte groß werden. Möchten Sie eine fertige Datei beispielsweise per E-Mail versenden, kann das zum Problem werden. Denn einige Mail-Anbieter begrenzen die Größe der Anhänge auf beispielsweise 10 MB.

Damit das nicht passiert, können Sie eine PowerPoint Datei komprimieren und somit verkleinern. Wir zeigen Ihnen, wie es funktioniert und geben Ihnen zusätzlich hilfreiche Tipps mit auf den Weg.

 

PowerPoint komprimieren: Schritt für Schritt Anleitung

Die einfachste Methode, Microsoft PowerPoint zu komprimieren und die Datei zu verkleinern, ist die Bilder-Komprimierung beim Speichern. In der folgenden Schritt für Schritt Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie die PowerPoint Größe reduzieren:

1. Öffnen Sie die betroffene PowerPoint-Präsentation, die Sie komprimieren und verkleinern möchten.
2. Jetzt wählen Sie im oberen Menüband „Datei“ aus und klicken danach in der linken Übersicht auf „Speichern unter“.
3. Anschließend wählen Sie „Durchsuchen“ aus, um das Speichern unter-Fenster zu öffnen.
4. Weiter unten finden Sie neben dem Speichern-Button die Option „Tools“. Klicken Sie darauf und wählen Sie „Bilder komprimieren…“
5. Mit dieser Funktion komprimieren Sie alle Bilder in PowerPoint und müssen nun die gewünschte Auflösung auswählen. So beispielsweise „Drucken (220 ppi)“.
6. Mit einem Klick auf „OK“ übernehmen Sie die Änderung.
7. Jetzt müssen Sie nur noch die komprimierte Präsentation speichern. Hier empfehlen wir Ihnen, zum Test einen alternativen Dateinamen zu wählen. So beispielsweise „Präsentation_komprimiert“.
8. Abschließend klicken Sie auf „Speichern“, um den Vorgang abzuschließen und das Fenster zu schließen.

Je nach Verwendungszweck der Präsentation und Art der Inhalte ist eine bestimmte Komprimierungsmethode sinnvoll. Das folgende Beispielbild verdeutlicht, welche Einsparungen bei der jeweiligen Auflösung möglich sind. Beachten Sie dabei jedoch, die Auflösung nicht so klein wie möglich zu wählen. Denn auch wenn Sie mit der kleinsten Auflösung am meisten Platz sparen, kann letztendlich darunter die Qualität der Präsentation leiden.

Deshalb empfehlen wir Ihnen, stufenweise die verschiedenen Komprimierungsoptionen auszuprobieren und Größe und Qualität gegenüberzustellen.

 

Tipp: Online Cloud-Dienste wie OneDrive schaffen Abhilfe zur Komprimierung

Ihnen ist die Komprimierung von PowerPoint Präsentationen zu umständlich und Sie möchten Zeit sparen? Oder aber Sie legen großen Wert auf eine hohe Qualität und möchten deshalb auf niedrigere Auflösungen verzichten? Dann entscheiden Sie sich für einen Online-Cloud-Dienst wie Microsoft OneDrive.

Dabei laden Sie Ihre Präsentation und weitere wichtige Dokumente in die Cloud und geben die gewünschten Daten für andere Personen frei. Hierzu senden Sie einfach einen Link der Präsentation zu, den Rest übernimmt OneDrive.

OneDrive ist unter anderem in folgenden Office-Paketen enthalten:

• Microsoft Office 2021 Professional Plus
• Microsoft Office 2021 Standard
• Microsoft Office 2021 Home & Business
• Microsoft 365 Business Standard
• Microsoft 365 Family
• Microsoft 365 Single

 

Nur einzelnes Bild einer Folie komprimieren

Möchten Sie in PowerPoint eine Präsentation verkleinern, können Sie dabei alternativ auch nur ein einzelnes Bild komprimieren:

1. Klicken Sie das zu komprimierende Bild an, um es zu markieren.
2. Jetzt wählen Sie im oberen Menüband „Bildformat“ aus und klicken danach im Bereich Anpassen auf „Bilder komprimieren“.
3. Jetzt wählen Sie die gewünschte Auflösung aus, mit der Sie das Bild verkleinern möchten.
4. Klicken Sie auf „OK“, um die Änderungen zu übernehmen.

Tipp: Zusätzlich können Sie in den Komprimierungsoptionen „Zugeschnittene Bildbereiche löschen“ aktivieren. Das kann dafür sorgen, dass Sie noch mehr Speichergröße einsparen.

 

Zusätzlich: Bearbeitungsdaten der Präsentation löschen

Sie haben die oben vorgestellten Tipps und Anleitungen umgesetzt. Allerdings ist die PowerPoint Präsentation immer noch zu groß um verschicken? Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie zusätzlich die Bearbeitungsdaten eines Bildes löschen.

1. Klicken Sie im oberen Menüband auf „Datei“ und dann auf „Optionen“.
2. Im neuen Fenster klicken Sie in der linken Übersicht auf „Erweitert“ und scrollen nach unten, bis Sie im Bereich Bildgröße und -qualität angekommen sind.
3. Hier setzen Sie bei „Bearbeitungsdaten verwerfen“ ein Häkchen und klicken auf „OK“, um die Änderungen zu übernehmen.

Wichtig: Entscheiden Sie sich für diese Komprimierungsoption, kann das Folgen für die zukünftigen Bearbeitungsschritte haben. Denn mit dieser Option werden sämtliche Daten gelöscht, mit denen Sie später den originalen Zustand wiederherstellen können. Denn das ist folglich nicht mehr möglich. Deshalb unser Tipp: Legen Sie zusätzlich einer Sicherungskopie der Präsentation an, bevor Sie die Bearbeitungsdaten löschen.

 

Medien wie Videos und Audios komprimieren

In modernen PowerPoint Präsentationen kommen auch Medien wie Videos und Audios zum Einsatz. Vor allem große und qualitativ hochwertige Dateien können hier viel Speicherplatz beanspruchen. Aus diesem Grund kann sich eine Komprimierung durchaus lohnen, um die Dateigröße zu reduzieren.

1. Um Videos und/oder Audios zu komprimieren, müssen diese nicht ausgewählt und markiert werden. Klicken Sie einfach im Menüband auf „Datei“ und danach in der linken Übersicht auf „Informationen“.
2. Danach wählen Sie im Bereich Mediengröße und -leistung die Option „Medien komprimieren“ Anschließend wählen Sie die gewünschte Komprimierungsoption aus. So beispielsweise „Standard (480p)“.
3. Direkt nach der Wahl der gewünschten Komprimierungsmethode beginnt PowerPoint damit, die Medieninhalte zu verarbeiten.

 

Für den Mail-Versand: Präsentation mit WinRAR komprimieren

Abschließend möchten wir Ihnen eine weitere Methode vorstellen, mit der Sie eine PowerPoint Präsentation komprimieren. Vor allem für den Mail-Versand ist es sinnvoll, die Datei mit WinRar zu komprimieren. Hierbei handelt es sich um ein Packprogramm für die Datenkompression.

1. Haben Sie WinRar auf Ihrem System installiert, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu komprimierende PowerPoint-Präsentation.
2. Im Kontextmenü wählen Sie jetzt „Zum Archiv hinzufügen…“
3. Ein neues Fenster öffnet, in dem Sie bei der Option „Komprimierungsmethode“ auf das Auswahlmenü klicken.
4. Jetzt sehen Sie die einzelnen Komprimierungsstufen von Schnellste bis Beste. In unserem Beispiel wählen wir „Beste“ aus, um die höchste Komprimierung zu erzielen.
5. Klicken Sie auf „OK“, um den Vorgang zu starten.

Der Vorgang wird jetzt automatisch abgeschlossen und ist beendet, sobald das Fenster schließt. Anschließend haben Sie noch ein paar weitere Megabyte eingespart.